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Como escrever um e-mail profissional perfeito em inglês

Apesar de e-mails serem considerados menos formais do que cartas impressas, no mundo dos negócios, você não pode deixar que a linguagem utilizada pareça informal demais. Enviar um e-mail pode ser mais rápido e mais eficiente, mas seu cliente ou parceiro pode não perdoar uma correspondência casual demais. Não tenha medo! Leia a seguir para descobrir segredos simples que irão dar um alto nível de profissionalismo a seus e-mails em inglês.


COMECE COM A SAUDAÇÃO

É importante começar seu e-mail com uma saudação, do tipo "Dear Lillian,". Dependendo da formalidade de seu relacionamento com o destinatário, você pode utilizar o sobrenome ao invés de seu primeiro nome, como por exemplo: "Dear Mrs. Price,". Se o relacionamento é mais casual, você pode dizer apenas "Hi Kelly,". Se você está contactando uma empresa e não uma pessoa, pode escrever "To whom it may concern:"

AGRADEÇA AO DESTINATÁRIO

Se você vai responder uma pergunta de um cliente, deve começar com uma linha de agradecimento. Por exemplo, se alguém tem uma pergunta sobre sua empresa, diga: "Thank you for contacting ABC Company." Se alguém respondeu a um e-mail seu, diga: "Thank you for your prompt reply" ou "Thanks for getting back to me". Se você tem a oportunidade de agradecer à pessoa diretamente, agradeça. Isso vai deixá-lo mais à vontade e fará com que você pareça mais cortês.

EXPLIQUE O OBJETIVO DO E-MAIL

Entretanto, se você está mandando o primeiro e-mail, pode ser impossível incluir uma linha de agradecimento. Ao invés disso, comece dizendo o motivo do e-mail. Por exemplo: "I am writing to enquire about..." ou " I am writing in reference to...". É importante deixar bem clara a razão do seu e-mail logo no começo e, depois, ir ao texto em si. Lembre-se de prestar muita atenção à gramática, ortografia e pontuação. Evite sentenças intermináveis - mantenha-as claras e curtas.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Antes de terminar seu e-mail, é educado agradecer seu leitor mais uma vez, assim como adicionar mais algumas linhas de cortesia. Você pode começar com "Thank you for your patience and cooperation" ou "thank you for your consideration" e depois continue com "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know" e "I look forward to hearing from you".

ENCERRE COM A CONCLUSÃO

O último passo é incluir um fechamento apropriado com o seu nome. "Best regards," / "Sincerely," / "Thank you," são todos profissionais. É uma boa idéia evitar finalizar com "Best wishes" ou "Cheers" já que estes são mais usados em e-mails informais e pessoais. Finalmente, antes de enviar, reveja a gramática e releia tudo para garantir que seu e-mail saia perfeito!

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